ビジネスに役立つ文書作成テクニック＆例文集【超入門編】

ビジネスにおいて、効果的な文書作成スキルがあるかどうかは重要なポイントです。
特にフリーランスや副業を行うネット初心者の方にとって、適切な文章を作成できるかどうかは信頼を得るためにも必要なスキルの一つといえるでしょう。

本記事では、ビジネス文書の基本的な「書き方」から、具体的な文例やテンプレート、プロ直伝のテクニックまで、ビジネスに役立つ知識を超入門編としてお届けします！

ビジネス文書のテクニックを手に入れて、効率的かつ効果的な文書作成を目指しましょう。

文書作成テクニックがビジネス成功の鍵？

ビジネスの世界では、相手に伝えたいことを的確に伝える文書作成テクニックがとても重要です。なぜならビジネスでは、社内外のコミュニケーションで欠かせないものだからです。

しっかりとしたビジネス文書が書けると、取引先との信頼関係が深まったり、クライアントに好印象を与えることができます。逆に、ミスや曖昧な表現が多いと、相手に不信感を抱かせてしまうことも。

ビジネス文書作成は、言わばあなたの「仕事ぶり」を見せる大切なツールというわけです。

ビジネス文書で必須！5つの基本ルール

ビジネス文書では、基本的なルールを押さえることが大切です。たとえば、正しいフォントやサイズの選定、適切な宛名の使い方、そして季節感を取り入れた表現を含めることなど。

ここではビジネス文書で必須の5つの基本ルールをご紹介します。

➀正しいフォントとサイズを選ぶ

ビジネス文書において、フォントとサイズは視覚的な印象を大きく左右するものの一つです。一般的には以下のフォントやサイズを使用されている傾向があります。

フォント：明朝体やゴシック体
サイズ：12ポイント

ただし、使用するフォントやサイズは内容に応じて微調整することが必要です。特に、社外向けの文書では相手の目に優しいフォントを選び、過度に華美なものは避けるのをおすすめします。

また、行間や余白の取り方も重要で、適度なスペースを設けることで文書全体が整然とした印象になる場合も。相手に読みやすさを意識させることで、スムーズなコミュニケーションが実現するでしょう。

➁宛名と「御中」「様」の使い分けをする

ビジネス文書では、宛名の書き方も非常に重要です。
宛名には、受取人の地位や役職に応じて「御中」や「様」を使い分ける必要があります。

一般的に、会社宛の場合は「御中」を使用し、個人宛の場合は「様」を使います。
「御中」と「様」の使い分けができていないと、相手に対して失礼と受け取られる可能性があるため注意が必要です。

また、宛名は文書の冒頭に記載し、相手の名前は正確に記載しましょう。
さらに、相手の地位や役職に配慮した表現を心掛けることで、文書全体の印象も良くなるだけでなく、相手に対する敬意も示せます。

③挨拶で適切な装いをする

ビジネス文書における挨拶文は、その文書の印象を大きく左右します。冒頭には、季節の挨拶や相手の健康を気遣う言葉を添えることで、相手に対する配慮を伝えられるでしょう。

さらに、相手に対する感謝の意を表す言葉を加えると、より良い印象を与えることができます。ただし、あまり長くなりすぎないように注意が必要です。

簡潔でありながらも心のこもった挨拶文が、ビジネス文書を一層魅力的にします。

④季節に合わせた季語を取り入れる

ビジネス文書で季語を取り入れることは、相手に親しみやすさを与えるだけでなく、文書の品位を高める効果も。季節感を意識した表現は、相手との距離を縮めることに繋がります。

たとえば、夏の文書には「猛暑が続いておりますが」といった表現を使うのもおすすめです。ただし、季語の選定には注意が必要で、あまり堅苦しくならないように心掛けましょう。

また、ビジネス文書で使う季語は、相手の文化や習慣にも配慮したものが望ましいです。相手に対する心遣いを感じさせることで、文書全体の印象が向上します。

⑤締めの文章まで気の利かない

ビジネス文書の締めは、文章全体のまとめとして重要な役割を果たします。締めの文章では、相手への感謝や今後の関係への期待を表現することが大切です。
たとえば、「今後ともよろしくお願い申し上げます」といったフレーズは、今後の関係を築く上で効果的といえるでしょう。

また、文書の内容に応じて適切な言葉を選ぶことで、相手に対する配慮を示すことができます。
ただし、締めの文章はあまり長くならないように注意が必要です。

簡潔かつ明瞭な締めは、相手にスッキリとした印象を与え、文書全体の完成度を高めることができます。

目的別に学ぶビジネス文書の書き方と文例

ビジネス文書は目的によって書き方が異なります。ここでは、よくある3つのシーンに焦点を当て、それぞれの効果的な書き方と文例を紹介します。これらを参考に、状況に応じた適切な文書作成を心がけましょう。

お願い文で効果的なアピールをしたい

お願い文は、相手の協力や行動を求める重要なビジネス文書の一つ。以下のポイントを意識して書いてみましょう。

• 用件を明確に：何をお願いしたいのか、最初に明確に伝えましょう
• 理由を説明：なぜそのお願いが必要なのか、簡潔に理由を述べます
• メリットを提示：相手にとってのメリットがあれば、それも記載します
• 具体的な行動を示す：相手に何をしてほしいのか、具体的に伝えます
• 感謝の言葉を添える：最後に感謝の言葉を忘れずに

お願い文の例文

拝啓　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
さて、弊社では現在、新製品開発のための市場調査を実施しております。つきましては、貴社におかれましても、ぜひアンケートにご協力いただきたくお願い申し上げます。
本調査結果は、今後の製品開発に活用させていただくとともに、ご協力いただいた企業様には調査結果の概要を無料で送付させていただきます。
お忙しい中誠に恐縮ではございますが、添付のアンケート用紙にご記入の上、来週金曜日までにご返送いただけますと幸いです。
何卒ご協力賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具

このような構成で、相手の協力を得やすい効果的なお願い文を作成できるでしょう。

お礼状で相手に好印象を与えたい

お礼状は、相手との良好な関係を築き、維持するための重要なコミュニケーションツールです。心のこもったお礼状を書くポイントを以下にまとめました。

• 迅速に送る：お世話になってから1週間以内を目安に
• 具体的に感謝を伝える：何に対して感謝しているのか、具体的に記載
• 相手の行動が与えた影響を伝える：どのように助かったのかを説明
• 今後の抱負や展望を示す：感謝を糧にした今後の行動を伝える
• 丁寧な言葉遣いを心がける：「頂く」「賜る」などの謙譲語を適切に使用

御礼状の例文

拝啓　初夏の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
先日は、弊社新入社員研修にて貴重なお時間を割いていただき、ご講演賜り、誠にありがとうございました。
講師様の実体験に基づいたお話は、新入社員一同に強い印象を与え、仕事に対する姿勢や心構えについて深く考える機会となりました。特に、「常に顧客目線で考える」というお言葉は、全員の心に強く響いております。
この度のご講演で学んだことを糧に、社員一同、より一層精進してまいる所存でございます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展と講師様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。
敬具

このようなお礼状を送ることで、相手に好印象を与え、良好な関係を築くことができます。

お詫び文で信頼を取り戻したい

ビジネスにおいて、ミスは避けられないものです。しかし、適切なお詫び文を書くことで、信頼関係を修復し、さらに強化出来る場合があります。

効果的なお詫び文のポイントは以下の通りです。

• 素直に謝罪する：言い訳せず、真摯に謝罪の意を表す
• 事実関係を明確に：何が起こったのかを簡潔に説明する
• 原因と対策を述べる：なぜ起こったのか、再発防止策は何かを伝える
• 今後の対応を明確に：具体的にどう対応するかを明示する
• 信頼回復への決意を示す：今後の姿勢を伝え、信頼回復への意欲を示す

お詫び文の例文

拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、弊社納品製品の不具合により、貴社に多大なるご迷惑とご心配をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
原因究明の結果、製造工程における品質チェックの不備が判明いたしました。つきましては、直ちに全製品の緊急点検を実施するとともに、チェック体制の見直しと担当者への再教育を行いました。
不具合品につきましては、至急良品と交換させていただきます。また、今回の件による貴社の損害につきましても、誠意を持って対応させていただく所存でございます。
今後このような事態を二度と起こさぬよう、全社を挙げて品質管理の徹底に努めてまいります。何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
敬具

このようなお詫び文を通じて、誠意を示し、信頼回復への道筋を立てましょう。

シーン別！すぐに使えるビジネス文書テンプレート

ビジネス文書の作成に悩むことはありませんか？ここでは、よく使用されるシーン別のテンプレートをご紹介します。これらを基本に、状況に応じてアレンジすることで、効果的な文書を作成できるでしょう。

依頼文の基本テンプレートと応用例

依頼文は、相手の協力を得るために重要な文書です。基本的な構成を以下にまとめました。

• 挨拶
• 依頼の概要
• 依頼の詳細と理由
• 具体的な行動のお願い
• 感謝の言葉

この構成にならい、以下のテンプレートも参考にしながら書いてみましょう。

拝啓　〇〇の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
さて、[依頼の概要]について、ご協力をお願いしたく、ご連絡申し上げました。
[依頼の詳細と理由を説明]
つきましては、[具体的な行動]いただけますと幸いです。
ご多忙中誠に恐縮ではございますが、何卒ご協力賜りますようお願い申し上げます。
敬具

このテンプレートを基に、具体的な内容や表現を調整することで、様々な依頼文に応用できます。

案内文・通知文のテンプレート

案内文や通知文は、重要な情報を正確に伝えるために使用します。基本的な構成は以下の通りです。

• 挨拶
• 案内・通知の概要
• 詳細情報（日時、場所、内容など）
• 参加・対応の依頼（必要な場合）
• 締めの言葉

この構成を反映したテンプレートが以下になります。

拝啓　時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
さて、[案内・通知の概要]についてお知らせいたします。
記
日時：〇年〇月〇日（〇）〇時〇分～〇時〇分
場所：〇〇〇〇
内容：[詳細な説明]
[参加・対応の依頼がある場合はここに記載]
ご多用中とは存じますが、[締めの言葉]
敬具

このテンプレートを参考に、セミナー案内や新製品発表会の通知など、様々な案内文・通知文を作成してみてください。

英語版ビジネス文書のテンプレート

グローバル化が進む近年では、英語でのビジネス文書作成スキルが必要になる場合もあるでしょう。基本的な構成は以下の通りです。

• Greeting（挨拶）
• Purpose of writing（文書の目的）
• Main content（主な内容）
• Call to action (if necessary)（必要な場合、行動の要請）
• Closing（結びの言葉）

続いて、以下は、この構成をもとに作成したテンプレートです。

Dear [Name]（[名前]様）,
I hope this email finds you well.
（お元気にお過ごしのことと存じます。）
I am writing to [purpose of the email].
（[メールの目的]についてご連絡させていただきます。）
[Main content goes here. Be clear and concise.]
（[ここに主な内容を記載。明確かつ簡潔に。]）
[If action is required] Please [specific action] by [deadline].
（[行動が必要な場合] [期限]までに[具体的な行動]をお願いいたします。）
If you have any questions, please don’t hesitate to contact me.
（ご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。）
Best regards,（敬具）
[Your Name]（[あなたの名前]

このテンプレートを基に、状況に応じて文言を調整することで、様々な英語のビジネス文書を作成できるでしょう。

プロ直伝！ビジネス文書を書く際の7つの重要ポイント

ビジネス文書を効果的に作成するには、いくつかの重要なポイントがあります。

ここでは、プロが実践している7つの重要なテクニックを紹介します。これらを意識することで、より分かりやすく説得力のある文書を作成できるでしょう。

➀一文一意で伝える

ビジネス文書では、一つの文章に一つの意味を込めることが大切です。

複数の内容を一文に詰め込むと、読み手が理解しにくくなります。たとえば、「会議を開催し、新製品の発表を行います」よりも、「会議を開催します。その中で、新製品の発表を行います。」のように分けると、より明確に伝わりやすいですよね。

一文一意を心がけることで、文章の理解度が格段に向上するでしょう。

➁読点と句読点を適切に配置する

適切な句読点の使用は、文章の読みやすさを大きく左右するポイントの一つです。

読点（、）は文の切れ目を示し、句点（。）は文の終わりを表します。長文の場合は、適度に読点を入れることで読みやすくなるでしょう。

ただし、短い文で多用すると逆に読みづらくなるので注意が必要です。
文章のリズムを考えながら、適切に句読点を配置しましょう。

③指示代名詞を使わない

「これ」「それ」「あれ」などの指示代名詞は、何を指しているのか不明確になりがちです。特に文書では、前後の文脈から指し示す対象を特定するのが難しい場合があります。

たとえば、「これについて検討してください」ではなく、「新製品の価格設定について検討してください」のように、具体的な言葉で表現しましょう。

明確な表現を心がけることで、誤解を防ぎ、的確に情報を伝えられます。

④接続詞を正しく使う

接続詞は文と文のつながりを示す重要な役割を果たしますが、使い方を間違えると文章の論理性が崩れてしまいやすいでしょう。

たとえば、「しかし」は逆接、「したがって」は結論を導く際に使用します。
そのため、「新製品は好評です。したがって、売上が減少しています。」のような矛盾した使い方は避けましょう。

適切な接続詞を選ぶことで、文章の流れがスムーズになり、読み手の理解を助けます。

⑤語尾かぶりを避ける

文末表現が同じパターンの繰り返しになると、文章が単調に感じられ、読み手の興味を失わせてしまう可能性があるでしょう

たとえば、「〜です。〜です。〜です。」と続くと、リズムが悪くなります。
そのため、「〜です。〜となります。〜でしょう。」のように、表現を変えて文章に変化をつけるのが大切です。

語尾の多様性を意識することで、読み手を飽きさせない、メリハリのある文章を作成できるでしょう。

⑥専門用語を分かりやすく説明する

専門用語を使う場合は、初出時に簡単な説明を添えるのが良いでしょう。

ビジネス文書では、業界特有の専門用語を使用することがあります。しかし、読み手全員がその意味を理解しているとは限りません。

そのため、業界特有の専門用語を使用するときは、「KPI（重要業績評価指標）の設定が必要です」のように括弧書きで補足するようにしましょう。必要に応じて用語集を付けるのも効果的です。

読み手の立場に立って、分かりやすい表現を心がけましょう。

⑦修飾語の整理で文章をスッキリと

修飾語は文章に詳細や強調を加えますが、使いすぎると文が複雑になり、主旨が伝わりにくくなります。

たとえば、「非常に重要で緊急性の高い案件」よりも「緊急案件」のほうがシンプルで伝わりやすいことも。必要最小限の修飾語を使用し、文章の核心を明確に伝えることを意識しましょう。

簡潔な表現を心がけることで、読み手にとって理解しやすい文書になります。

ビジネス文書スキルを磨く実践的な学習方法

ビジネス文書のスキルアップは、キャリアの成功に直結する重要な要素です。ここでは、効果的な学習方法をいくつかご紹介します。これらの方法を組み合わせることで、より実践的なスキルを身につけることができるでしょう。

ビジネス文書検定を活用する

ビジネス文書検定は、文書作成能力を客観的に評価できる有効なツールです。日本商工会議所が実施するこの検定は、就職活動やキャリアアップに活用できます。

検定の詳細情報は、公式サイトで確認してみましょう。
公式サイト内では、検定概要、受験要項、合格者の声、問題サンプル、受験者状況、認証制度などの最新情報が提供されています。特に、問題サンプルを活用することで、実際の試験レベルや出題傾向を把握でき、効率的な学習ができるでしょう。

この検定を目指すことで、体系的なビジネス文書スキルを習得でき、実務での即戦力となることも期待できるかもしれません！

ビジネス文書本でスキルを吸収する

ビジネス文書のスキルアップには、専門書を活用することも効果的です。多くの良書がありますが、ここでは特におすすめの本をいくつかご紹介します。

『考える技術・書く技術―問題解決力を伸ばすピラミッド原則』

20年以上のベストセラーで、論理的な文章作成のテクニックを網羅的に学べます。コンサルティング会社の新入社員向けテキストとしても使用される定番書です。

『伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則』

メール作成に特化したい方におすすめの書籍です。ビジネスメールの効率と効果を高めるテクニックが満載となってます。

『10分間で超速スキルUP!ビジネス文章力の鉄則』

短時間で学びたい方にぴったりの書籍です。ドリル形式で、忙しい人や本が苦手な人にも取り組みやすい構成になっています。

これらの本を通じて、実践的なビジネス文書スキルを効率的に身につけることができるでしょう。

ビジネス文書作成のトレーニングを毎日の生活に取り入れる

ビジネス文書スキルの向上には、日々の練習が欠かせません。
たとえば、毎日短い時間でも、ビジネスメールや報告書の作成練習を行うことをおすすめします。

実際の業務で使用する文書をモデルに、似たような内容で文書を作成してみるのも効果的です。作成した文書は、先輩や上司に添削してもらうことで、より実践的なフィードバックを得られます。

また、日記をビジネス文書形式で書くなど、日常生活の中でも文書作成スキルを磨く機会を見つけるのもおすすめの方法です。
継続的な練習が、確実なスキルアップにつながるでしょう。

ビジネス文書でありがちなミスとその対処法

ビジネス文書作成において、細心の注意を払っても思わぬミスが発生することがあります。ここでは、よくあるミスとその対処法について解説します。

誤字脱字の見落とし

文書作成時、誤字脱字は最も頻繁に起こるミスの一つです。特に長文や複雑な文章では見落としやすくなります。対策として、文章を声に出して読み上げたり、一定時間置いてから再度確認したりすることが効果的です。

敬称や名前の間違い

取引先や上司の敬称や名前を間違えると、印象を大きく損ねてしまいます。送信前に必ず確認し、不安な場合は同僚や上司にダブルチェックを依頼しましょう。名刺管理ツールの活用も有効です。

（例：Eight、Wantedly People、CAMCARD BUSINESSなど）

冗長な読みにくい文章になっている

ビジネス文書は簡潔明瞭であることが求められます。一文が長すぎたり、余計な修飾語が多くなったりすると、読み手に負担をかけてしまいます。文章を見直す際は、不要な言葉を削除し、ポイントを明確にすることを心がけましょう。

まとめ

この記事を通じて、ビジネスに役立つ文書作成のテクニックで重要なポイントを学びました。主な内容を振り返ってみましょう。

• 基本ルールを押さえることが文書の質を高める
• 目的に応じた適切な文書作成が効果的
• 英語版や各種テンプレートの活用も有効
• 継続的な学習と実践がスキル向上の鍵

これらのポイントを意識し、日々の業務で実践することで、あなたのビジネス文書スキルは確実に向上するでしょう。
ビジネスでの成功は、的確な文書作成から始まります。

ぜひ、今日から実践してみてくださいね！